Manajemen_Produksi dan Operasi

PENERAPAN JUST IN TIME (JIT) PADA BIRO KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

I.            PENDAHULUAN

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur dimana Tugas Pokok Biro Keuangan adalah membantu Gubernur dalam menyusun kebijakan Pemerintahan di bidang keuangan.

Untuk membangun kinerja Biro Keuangan sebagaimana rumusan tugas pokok tersebut diatas maka kebijakan dibidang keuangan tersebut adalah Penyusunan Anggaran Daerah, Pelaksanaan, Penatausahaan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD dimana dalam pelaksanaannya bersifatAspiratif, Transparan, Akuntabel dan Tepat Waktu serta Berdaya Guna dan Berhasil Guna. Kesemuanya itu diramu dalam kegiatan prioritas  yang harus segera dilaksanakan yakni membangun kompetensi utama administrasi publik yang mampu menjawab tantangan  isu-isu yang berkembang dimasyarakat.

Dalam menjawab tantangan dan isu-isu tersebut diperlukan SDM yang handal dan profesional  serta dukungan sarana dan prasarana yang memadai dalam menangani pengelolaan Keuangan daerah yang transparan dan mewujudkan aspirasi yang berkembang menuju pertanggungjawaban keuangan daerah yang lebih baik.

Sejalan dengan itu maka setiap aktifitas yang dilakukan harus di desain secara baik dengan memperhatikan regulasi atau ketentuan yang telah diatur dan kondisi ril di lapangan terutama waktu memulai proses perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban keuangan yang tepat waktu sehingga semuanya dapat terlayani dengan baik.

II.            VISI DAN MISI

1. VISI :

“ Terwujudnya tertib pengelolaan administrasi keuangan daerah yang transparan, akuntabel, represif dan berorientasi pada kepentingan publik guna peningkatan pelayanan prima yang didukung oleh aparat pengelola keuangan yang profesional”

2. MISI :

2.1.         Meningkatkan tertib administrasi keuangan.

2.2.         Meningkatkan kualitas SDM.

2.3.         Peningkatan sarana dan prasarana aparatur.

III. PENERAPAN JUST IN TIME (JIT)

Biro Keuangan yang menjadi salah satu unsur dalam SKPD Sekretariat Daerah yang mempunyai tugas menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah sebagaimana tertuang dalam Perda Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur.

Biro Keuangan dikepalai oleh seorang Kepala Biro dan dibantu 5 (lima) orang Kepala Bagian setingkat eselon III dan 16 Orang Kepala Sub Bagian setingkat eselon IV beserta staf sejumlah 50 Orang.

Uraian Tugas masing – masing bagian serta waktu pelaksanaan kegiatan baik dari segi aturan maupun kondisi dilapangan dapat digambarkan sebagai berikut :

a.       BAGIAN BINA ANGGARAN KABUPATEN/KOTA :

Berdasarkan Perda Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah maka dengan dibantu oleh 1 (satu) orang Kabag, 3 (tiga) orang Kasubag dan 11 (sebelas) orang staf, Bagian ini mempunyai tugas antara lain : 

1.        Menyiapkan bahan dan melaksanakan Evaluasi terhadap Rancangan Perda tentang APBD, Rancangan Perda tentang Perubahan APBD dan Rancangan Perda tentang Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD.

2.        Menyiapkan bahan dan melaksanakan Evaluasi terhadap Rancangan Peraturan Bupati/Walikota tentang APBD, Rancangan Peraturan Bupati/Walikota tentang Perubahan APBD dan Rancangan Peraturan Bupati/Walikota tentang Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD.

3.        Melakukan Pembinaan dan Monitoring terhadap proses Penyusunan Rancangan APBD, Pelaksanaan APBD dan Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD Kab/Kota.

4.        Berhubung Sub Bagian Tata Usaha berada pada Bagian ini maka Proses Inventarisasi, Distribusi Surat-surat masuk maupun Surat Keluar dilakukan oleh bagian ini.

5.        Untuk poin 1 dan 2, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah dan dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah mengamanatkan bahwa Waktu pelaksanaan Evaluasi APBD, Perubahan APBD dan Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD disampaikan ke Gubernur selambat-lambatnya 3 (tiga) hari dan dilakukan Evaluasi selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah dokumen diterima oleh Gubernur Cq. Biro Keuangan dan setelah di Evaluasi maka dibuatkan Surat Keputusan Kepala Daerah tentang Evaluasi terhadap dokumen yang disampaikan. Alasan mengapa dilakukan Evaluasi adalah agar anggaran yang disajikan menjadi satu kesatuan perencanaan baik Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota dan tidak bertentangan dengan kepentingan umum. Namun berhubung daerah kita adalah daerah Kepulauan maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi dapat dihemat, yakni bisa 3 (tiga) sampai 5 (lima) hari kerja semua proses itu dapat diselesaikan.

6.        Waktu untuk menangani Surat Masuk keluar dapat dilakukan sehemat mungkin, minimal 3 (tiga) hari surat tersebut sudah terdistribusi ke bagian yang menangani permasalahan. Apabila ada surat masuk atau keluar yang sangat urgen dan butuh penanganan cepat maka dikoordinasikan dengan pimpinan agar dalam sehari dapat di distribusikan ke bagian yang menangani misalnya Undangan rapat baik lintas SKPD maupun dari pihak Legistalif serta perintah pimpinan yang butuh waktu cepat.

b.      BAGIAN ANGGARAN :

Dengan dibantu oleh 1 (satu) orang Kabag, 3 (tiga) orang Kasubag dan 14 (empat belas) orang staf, Bagian ini mempunyai tugas antara lain :

1.        Melakukan pembahasan terkait dengan usulan Rencana Kerja Anggaran SKPD Tahun berikutnya paling lambat bulan minggu pertama September (Berdasarkan Permendagri 13 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah dengan Permendagri 59 Tahun 2007). Namun pada kenyataan Pembahasan terkadang dilakukan pada Bulan Oktober berhubung proses KUA dan PPAS yang terlambat, ataupun karena perubahan kebijakan oleh Pemerintah Pusat yang harus disesuaikan misalnya Informasi Dana dari Pemerintah Pusat yang belum final.

2.        Menyusun Rancangan Perda tentang APBD dan Rancangan Peraturan Kepala Daerah tentang Penjabaran APBD tahun berikutnya paling lambat minggu ketiga bulanseptember. Namun pada kenyataannya sering terlambat karena hal ini terkait erat dengan nomor 1 diatas.

3.        Pembahasan dan Penetapan Rancangan Perda tentang APBD dan Rancangan Perkada tentang Penjabaran APBD menjadi Perda tentang APBD dan Perkada tentang Penjabaran APBD tahun berikutnya paling lambat 1 bulan sebelum tahun anggaran sebelumnya berakhir. Hal ini belum sepenuhnya ditepati karena berkaitan erat dengan poin 1 dan 2 serta penyesuaian dengan jadwal DPRD.

4.        Meneliti dan Menetapkan Dokumen Palaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD) paling lambat 1 bulan setelah APBD ditetapkan. Namun pada kenyataannya dilaksanakan paling lambat 15 hari telah ditetapkan untuk dilaksanakan karena perangkat dan  SDM sangat memadai sehingga terjadi efisiensi waktu.

c.       BAGIAN PERBENDAHARAAN :

Berdasarkan Perda Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah maka dengan dibantu oleh 1 (satu) orang Kabag, 3 (tiga) orang Kasubag dan 15 (lima belas) orang staf, Bagian ini mempunyai tugas antara lain :

1.      Menyiapkan surat Keputusan Gubernur tentang  Penetapan Pengelola APBD baik Pengguna Anggaran, Kuasa Pengguna Anggaran, Bendahara Penerimaan, Bendahara Penerimaan Pembantu, Bendahara Pengeluaran, Bendahara Pengeluaran Pembantu, Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Penandatangan SPM sesiap tahun anggaran paling lambat akhir desember tahun anggaran sebelumnya. Namun pada kenyataannya seringkali terlambat karena orang yang diusulkan mengundurkan diri setelah menerima SK atau pindah tugas.

2.      Melakukan pelayanan pembayaran terhadap SPM dengan menerbitkan SP2D baik itu Uang Persediaan, Ganti Uang Persediaan, Tambahan Uang dan Pembayaran langsung untuk pengadaan barang dan jasa serta Gaji dan Tunjangan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja. Apabila dalam pelayanan masih terdapat kekurangan kelengkapan dokumen maka dibuatkan surat penolakan paling lambat 5 (lima) hari kerja.

3.      Pelayanan SP2D Uang Persediaan, Ganti Uang Persediaan, Tambahan Uang dilakukan mulai tanggal 1 s/d 15 setiap bulan sedangkan Gaji dan Tunjangan dilakukan pada tanggal 16 s/d akhir bulan.

4.      Melakukan pengecekan baik penerimaan maupun pengeluaran kas daerah setiap hari kerja.

5.      Menghitung/mencatat Realisasi penyetoran pajak negara dan menyetor ke Kas Negara setiap bulan.

d.      BAGIAN VERIFIKASI :

Berdasarkan Perda Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah maka dengan dibantu oleh 1 (satu) orang Kabag, 4 (empat) orang Kasubag dan 8 (delapan) orang staf, Bagian ini mempunyai tugas antara lain :

1.        Melakukan pemeriksaan terhadap SPJ yang disampaikan oleh SKPD setiap bulan dan disahkan paling lambat sebelum SKPD mengajukan SPM bulan berikutnya.

2.        Menyetujui atau memberikan persetujuan terhadap SPM yang diajukan oleh SKPD untuk diproses menjadi SP2D dengan memperhatikan SPJ yang disampaikan oleh bendahara.

3.        Melakukan pembinaan terhadap Bendahara baik penerimaan maupun pengeluaran secara berkala yakni setiap bulan pada saat bendahara menyampaikan SPJ.

e.       BAGIAN AKUNTANSI DAN PELAPORAN :

Berdasarkan Perda Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah maka dengan dibantu oleh 1 (satu) orang Kabag, 3 (tiga) orang Kasubag dan 7 (tujuh) orang staf, Bagian ini mempunyai tugas antara lain :

1.        Pencatatan terhadap transaksi penerimaan dan pengeluaran setiap hari.

2.        Penyesuaian dan pencocokan pendapatan dan belanja maupun pembiayaan dengan Buku Kas Umum setiap hari.

3.        Penyusunan Laporan triwulan dan semester sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

4.        Penyusunan Rancangan Perda tentang Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD, Rancangan Peraturan Kepala Daerah tentang Penjabaran Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD dan Laporan Keuangan Pemerintah Daerah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah tahun anggaran berakhir dan disampaikan kepada BPK-RI untuk dilakukan audit selambat-lambatnya bulan Juni.

IV.  PENUTUP.

A.  Kesimpulan

Berdasarkan beberapa catatan sebagaimana tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa :

1.      Terlaksananya tertib administrasi keuangan semestinya mematuhi pedoman/petunjuk teknis dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dibidang keuangan daerah namun kondisi didaerah sering menuntut para pelaku pengelola keuangan daerah untuk mendesain setiap proses tahapan pengelolaan keuangan daerah sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu pelayanan kepada masyarakat.

2.      SDM aparatur pengelola keuangan daerah ditingkat SKPD masih perlu dilakukan pembinaan secara terus menerus sehingga pelayanan kepada masyarakat tidak terhambat.

3.      Sarana dan prasarana aparatur harus selalu ditingkatkan agar mempersingkat waktu pelayanan baik kepada aparatur maupun masyarakat yang membutuhkan pelayanan.

B.     Saran

Dengan adanya pedoman/petunjuk teknis terkait pengelolaan keuangan daerah diharapkan agar secara terus menerus melakukan penataan dan peningkatan dalam hal pelayanan kepada masyarakat sehingga tidak berbelit-belit dan memakan waktu yang lama serta peningkatan SDM aparatur dan peningkatan sarana prasarana khususnya menggunakan IT dalam rangka menghemat waktu proses pengelolaan keuangan daerah mulai dari perencanaan sampai dengan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan daerah.

 

“ PENERAPAN JUST IN TIME PADA BIRO KEUANGAN SEKRETARIATDAERAH

 PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR“

OLEH : KELOMPOK III

1.    NAMA       : ALEKSANDER LELAN

NIM           : 811.2.102.006.MM

2.    NAMA       : CARLA ALEXANDRA DA COSTA

NIM           : 811.2.092.013.MM

3.    NAMA       : HENDRIK S. NGADDI

NIM           : 811.2.102.016.MM

4.    NAMA       : IRWAN DJURU

NIM           : 811.2.102.018.MM

5.    NAMA       : JOHNY ERICSON ATAUPAH

NIM           : 811.2.102.020.MM

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA KUPANG 2011