UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA
PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER MANAJEMEN
UJIAN AKHIR SEMESTER
PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA STRATEJIK
Dosen Pengasuh : Prof. Dr. Payaman Simanjuntak, APU
Nama : Johny E. Ataupah
NIM : 811.2.102.020 MM
1. Perencanaan SDM mencakup dua aspek yaitu penyusunan rencana memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja dan rencana pendayagunaan SDM. Jelaskan!
Jawab :
Manajemen sumber daya manusia secara sederhana didefinisikan sebagai mengelola sumber daya manusia, merupakan satu gerakan pengakuan terhadap pentingnya unsur manusia sebagai sumber daya yang potensial, yang perlu dikembangkan sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang yang maksimal bagi organisasi dan bagi pengembangan dirinya.
Dalam manajemen sumberdaya manusia, yang dikelola adalah orang-orang atau sumber daya manusia. Prinsip MSDM adalah menempatkan orang yang tepat pada jabatan atau pekerjaan yang tepat, karena :
(a) Tiap jabatan atau pekerjaan mempunyai kondisi dan beban kerja yang berbeda. Dandengan demikian memerlukan persyaratan pelaksana yang berbeda;
(b) Tiap orang mempunyai latarbelakang dan kemampuan yang berbeda untuk melakukan pekerjaan tertentu.Dengan demikian, melalui kegiatan analisis jabatan, setiap jabatan atau pekerjaan perludilengkapi dengan informasi antara lain mengenai:a.Tujuan atau sasaran yang akan dicapai
(c) Tugas dan kegiatan yang akan dilakukan
(d) Peralatan kerja yang diperlukan.
(e) Persyaratan jabatan baik fisik (umur dan kondisi kesehatan), maupun kualitas (pendidikan, latihan, pengalaman kerja) serta sikap mental.
Perencanaan SDM dapat bersifat makro dan mikro. Perencanaan SDM makro dan mikro mempunyai prinsip yang sama yaitu penyusunan perkiraan kebutuhan dan perkiraan penyediaan tenaga untuk jangka waktu perencanaan. Perkiraan ini disusun berdasarkan pengalaman masa lampau, keadaan sekarang serta rencana kerja dan kecenderunn masa depan.
Pendekatan perencanaan SDM meliputi tahapan, sebagai berikut :
1.1. Perkiraan dan perencanaan kebutuhan SDM;
Setiap perusahaan pada dasarnya setiap tahun atau dalam periode tertentu menghadapi perubahan kebutuhan pegawai yaitu kebutuhan merekrut pegawai baru atau menambah pegawai, atau terpaksa mengurangi pegawai. Perubahan kebutuhan tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal dan faktor internal organisasi.
a. Faktor eksternal :
Faktor eksternal misalnya perubahan struktur ekonomi, perubahan kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan kekuatan para pesaing, dan perubahan selera masyarakat.
b. Faktor Internal :
Setiap pemimpin cenderung untuk mencari momentum yang tepat memperluas usaha dan atau membentuk usaha baru, baik dalam rangka memperkuat usaha lama, maupun dalam rangka memperkecil resiko bisnis dan dengan demikian meningkatkan keuntungan. Setiap perluasan usaha dan pendirian usaha baru, selalu membutuhkan tambahan pegawai. Dalam hal-hal tertentu, perusahaan terpaksa mengurangi kegiatan yang dianggap merugikan. Pengurangan kegiatan bisnis tersebut akan berdampak pengurangan pegawai.
c. Memperkirakan Kebutuhan SDM :
Kebutuhan SDM menggantikan pegawai pensiun, meninggal dunia dan karena pindah (PMP) didasarkan pada pengalaman beberapa tahun masa Iampau, pada umumnya berkisar antara 3-5 persen setahun. Dengan demikian untuk mempertahankan jumlah SDM yang sama, perusahaan perlu setiap tahun merekrut pegawai baru sekitar 3-5 persen dari jumlah pegawai.
Dalam rangka perluasan usaha atau pembukaan usaha baru, dapat digunakan beberapa pendekatan memperkirakan kebutuhan SDM, antara Iain :
- Pertumbuhan Tetap
- Proporsi tetap :
Misalkan satu Unit yang mempekerjakan 10 orang merencanakan perluasan usaha 40 persen. Berarti Unit tersebut perlu menambah pegawai :
40% X 10 orang = 4 orang
- Studi Beban Kerja
Studi beban kerja atau work study dilakukan dengan menghitung beban kerja yang ada, dan menetapkan beban kerja atau standar beban kerja yang patut dilaksanakan oleh satu orang pekerja. Jumlah SDM yang dibutuhkan adalah jumlah beban kerja dibagi standar beban kerja per orang.
- Analisis jabatan
Melalui analisis jabatan dapat disusun kebutuhan SDM di perusahaan menurut unit-unit organisasi dan kelompok jabatan. Rencana perluasan usaha dan atau pembentukan usaha baru diterjemahkan pada pola organisasi, struktur jabatan dan kebutuhan SDM untuk rencana unit organisasi dan kelompok jabatan dimaksud.
1.2. Perkiraan dan perencanaan penyediaan;
Sumber utama penyediaan tenaga untuk mengisi lowongan di dalam organisasi adalah tenaga-tenaga yang sudah ada dan telah bekerja di dalam organisasi sendiri. Dengan demikian dalam rangka perencanaan SDM, perusahaan perlu menghimpun informasi yang lengkap mengenai :
- Data kepegawaian
- Data jabatan
- Data penggajian
- Pendayagunaan tenaga
1.3. Analisis kekurangan dan atau kelebihan untuk setiap kategori;
1.4. Rencana pemenuhan dari internal dengan dukungan rencana diklat;
1.5. Rencana pemenuhan dari eksternal; dan
Rencana pengadaan tenaga dari luar perusahaan mencakup antara lain :
- Rencana pengadaan atau rekrutmen setiap tahun untuk masing-masing kualifikasi, jenis dan tingkat pendidikan, serta tingkat keahlian.
- Rencana pelaksanaan rekrutmen melalui ujian, psikotes, dan wawancara;
- Rencana orientasi, latihan, magang;
- Rencana penempatan.
1.6. Umpan balik dan penyesuaian rencana
Bila rencana pengisian dari dalam dan dari luar ternyata sulit mencapai atau memenuhi kebutuhan, maka rencana usaha perlu ditinjau dan disesuaikan. Penyesuaian rencana dapat berupa penangguhan atau penundaan ekspansi usaha, penggunaan teknologi atau pemekaran usaha.
Demikian juga sebaliknya bila dipilih rencana pelangsingan unit organisasi sehingga beberapa unit organisasi mengurangi pekerja, sementara unit lain tidak mampu menampung mereka, maka rencana pelangsingan organisasi perlu ditinjau ulang.
2. Untuk menyusun perencanaan tenaga kerja diperlukan berbagai jenis data. Jelaskan!
Jawab :
Sumber utama penyediaan tenaga untuk mengisi lowongan di dalam organisasi adalah tenaga-tenaga yang sudah ada dan telah bekerja di dalam perusahaan sendiri. Dengan demikian dalam rangka perencanaan SDM, perusahaan perlu menghimpun informasi / data yang lengkap mengenai :
- Data kepegawaian
Mencakup tanggal lahir, umur, pendidikan, keahlian, jenis pebuhan, kompetensi khusus, kepangkatan, dan kinerja atau prestasi kerja. Dari data ini dapat disusun berbagai informasi dan program kerja, seperti :
a. Daftar pegawai yang sudah terlalu lama dalam satu jabatan sehingga perlu dipertimbangkan untuk dipromosikan, dirotasikan, dan atau diberi latihan penyegaran untuk menghilangkan kejenuhan;
b. Daftar pegawai yang membutuhkan pelatihan karena kinerja rendah atau di bawah standar;
c. Daftar pegawai yang potensial untuk dipromosikan pada kesempatan pertama dengan alternatif promosinya;
d. Daftar pegawai yang potensial dipersiapkan untuk dipromosikan setelah dibekali melaiui pendidikan, pelatihan, dan atau penugasan khusus.
- Data jabatan
Mencakup semua jabatan yang ada. Terutama jabatan-jabatan penting atau kritis perlu dilengkapi dengan syarat jabatan yang diutamakan antara lain mengenai pendidikan, kemampuan manajerial, keahlian khusus, pengalaman kerja dan senioritas. Juga perlu didata kondisi pejabat yang menduduki jabatan penting, menyangkut prestasi kerja, masa kerja di jabatan tersebut, dan sisa waktu untuk pensiun.
- Data penggajian
Mencakup data pembayaran gaji bulanan dan gaji harian, tunjangan kerja dan lembur, skala kenaikan gaji, iuran jaminan sosial dan pensiun. Dari data penggajian dapat disimpulkan lokasi pemborosan penggunaan dana, konsentrasi pegawai yang membutuhkan biaya besar, serta indeks-indeks pertambahan biaya bila dilakukan penambahan pegawai.
- Pendayagunaan tenaga
Analisis pendayagunaan tenaga dilakukan untuk mengetahui apakah setiap orang bekerja secara optimal. Analisis ini sekaligus untuk mengetahui kemungkinan terjadi tumpang tindih (overlopping). Tumpang tindih bukan saja merupakan pemborosan sumberdaya manusia, akan tetapi dapat mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan. Analisis ini dapat dilakukan dengan cara sederhana melalui pengamatan setiap pimpinan unit pada pejabat atau pegawai di lingkungannya. Analisis yang lebih lengkap dilakukan melalui analisis jabatan. Analisis jabatan dapat sekaligus digunakan untuk penataan atau penyempurnaan organisasi, penilaian kelebihan atau kekurangan pegawai, identifikasi kebutuhan latihan, perencanaan dan pengembangan karier dan penyusunan rencana SDM.
3. Rencana Pengembangan Karier (RPK) sangat bermanfaat bagi semua pegawai dan bagi pimpinan. Uraian!
Jawab :
Tidak semua karyawan (manajemen dan nonmanajemen) memiliki perencanaan karir yang jelas dan tertulis. Begitu pula yang terjadi pada organisasi. Akibatnya tidak jarang para karyawan melakukan protes kepada organisasi tentang masa depan karirnya yang tidak jelas. Ketidaktahuan batasan tentang karir dengan segala aturannya menambah permasalahan ketidak-puasan di antara karyawan. Kalau hal ini dibiarkan berlarut-larut maka akan timbul suasana kerja yang tidak nyaman yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan dan perusahaan.
Pengembangan karir seseorang meliputi perbaikan-perbaikan personal yang dilakukan untuk mencapai rencana dan tujuan karirnya. Para ahli SDM melihat perencanaan karir sebagai sebuah cara untuk memenuhi kebutuhan staf internal. Meskipun bantuan perencanaan karir umumnya terjadi untuk posisi-posisi manajer, profesional, dan karyawan teknisi, karena keterbatasan anggaran, idealnya seluruh karyawan hendaknya memiliki akses untuk itu. Ketika pengusaha mendorong perencanaan karir, para karyawan akan lebih mungkin untuk menyusun tujuan karir dan bekerja dengan giat untuk mencapai hal itu. Pada gilirannya, tujuan-tujuan itu dapat memotivasi karyawan untuk mengikuti pelatihan lanjutan dan bentuk kegiatan pengembangan lainnya. Hal ini mungkin terjadi karena karyawan terdorong oleh motif bahwa pekerjaan merupakan bagian dari hidup dan kehidupan melalui investasi SDM yang tidak terputus.
Studi tentang karyawan mengungkapkan lima faktor yang terkait dengan karir, yaitu sebagai berikut :
a. Keadilan dalam Karir
Para karyawan menghendaki keadilan dalam sistem promosi dengan kesempatan sama untuk peningkatan karir.
b. Perhatian dengan Penyeliaan
Para karyawan menginginkan adanya pengembangan karir dan menyediakan umpan balik dengan teratur tentang kinerja.
c. Kesadaran tentang Kesempatan
Para karyawan menghendaki pengetahuan tentang kesempatan untuk peningkatan karir.
d. Minat Pekerja
Para karyawan membutuhkan sejumlah informasi berbeda dan pada kenyataan; memiliki derajat minat yang berbeda dalam peningkatan karir yang tergantung pada beragam faktor.
e. Kepuasan Karir
Para karyawan, tergantung pada usia dan kedudukan mereka, memiliki kepuasan berbeda. Program karir yang efektif harus mempertimbangkan perbedaan persepsi keinginan para karyawan. Apa yang pekerja harapkan dari program karir dikembangkan; olch departemen SDM sesuai dengan ragam faktor usia, jenis kelamin, kedudukan pendidikan, dan faktor-faktor lainnya.
Secara singkat, apa pun yang diadopsi departemen SDM, hendaknya luwes dan proaktif. Keluwesan dalam program pengembangan karir merupakan hal pokok jika tujuan dari produktivitas yang membaik, kepuasan personal meningkat pertumbuhan dan keefektivitasan keorganisasianya; meningkat ingin dapat tercapai. Dalam banyak kasus, hal ini akan membutuhkan modifikasi dari program yang ada untuk menunjukkan kebutuhan spesifik kelompok karyawan tertentu.
4. Pelatihan berperan menjembatani dunia pendidikan dan dunia kerja, sebagai investasi SDM dan untuk mendukung program-program kepegawaian, jelaskan!
Jawab :
Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalampekerjaan mereka saat ini. Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini maupun di masa mendatang.
Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment) untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian meningkatkan kinerja pegawai. Pelatihan biasanya dilakukan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan jabatan, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali seseorang dengan keterampilan kerja.
Pelatihan adalah merupakan upaya untuk mengembangkan sumber daya aparatur, terutama untuk peningkatan profesionalime yang berkaitan dengan, keterampilan administrasi dan keterampilan manajemen (kepemimpinan). Untuk meningkatkan kualitas kemampuan yang menyangkut kemampuan kerja, berpikir dan keterampilan maka pelatihan (disamping pendidikan) merupakan hal penting diperlukan. Pelatihan merupakan kegiatan untuk memperbaiki kemampuan kerja melalui pengetahuan praktis dan penerapannya dalam usaha pencapaian tujuan.
Pelatihan (training ) dimaksudkan untuk menguasai berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu terinci dan rutin. Pelatihan merupakan proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional untuk memperoleh ketrampilan operasional sistematis.
Secara umum pelatihan bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada personil dalam meningkatkan kecakapan dan keterampilan mereka, terutama dalam bidang-bidang yang berhubungan dengan kepemimpinan atau manajerial yang diperlukan dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk membentuk sosok pegawai yang dimaksudkan di atas, diperlukan pelatihan yang mengarah pada : a) Peningkatan semangat dan pengabdian yang berorientasi kepada kepentingan organisasi dan masyarakat, bangsa, negara dan tanah air, serta b). Peningkatan kompetensi teknis, manajerial atau kepemimpinan, peningkatan efisiensi, efektifitas, kualitas pelaksanaan tugas yang dilakukan dengan semangat kerja sama dan tanggungjawab sesuai dengan lingkungan kerja dan organisasi.
Manfaat diadakannya program pelatihan yaitu:
a. Manfaat bagi perusahaan atau instansi.
1. Peningkatan produktivitas kerja organisasi sebagai keseluruhan antara lain karena tidak terjadinya pemborosan, karena kecermatan melaksanakan tugas, tumbuh suburnya kerjasama antara berbagai satuan kerja yangmelaksanakan kegiatan yang berbeda dan bukan spesialistik, meningkatkan tekad menapai sasaran yang telah dittapkankan serta lancarnya koordinasisehingga organisasai bergerak sebagai satu kesatuan yang utuh.
2. Terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan antaralain karena adanya pendelegasian wewenang, interaksi yang didasarkan padasikap dewasa baik secara teknik maupun intelektual, saling menghargai, danadanya kesepatan bagi bawahan untuk berpikir dan bertindak secara inovatif,
3. Terjadinya proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepatkarena elibatkan seluruh pegawai yang bertanggungjawan menyelenggarakankegiatan-kegiatan operasional dan tidak sekedar diperintahkan oleh paramanajer,
4. Meningkatkan kesempatan kerja seluruh tenaga kerja dalam organisasidalam komitmen organisasional yang lebih tinggi,
5. Mendorong sikap keterbukaan manajemen melalui penerapan gayamanajerial partisipatif,
6. Memperlancar jalannya komunikasi yang efektif yang pada gilirannyamemperlancar proses perumusan kebijaksanan organisasi dan operasionalnya.
7. Penyelesaian konflik secara fungsional yang dampaknya adalahtumbuh suburnya rasa persatuan dan suasana kekeluargaan dikalangan anggota organisasi.
b. Manfaat bagi para pegawai :
1. Membantu pegawai membuat keputusan lebih baik,
2. Meningkatkan kemampuan para pekerja menyelesaikan berbagaimasalah yang dihadapi,
3. Terjadinya internalisasi dan operasionalisasi faktor-faktor motivasi,
4. Timbulnya dorongan dalam diri para pekerja untuk terus meningkatkankemampuan kerjanya,
5. Peningkatan kemampuan pegawai untuk mengatasi stres, prustasi dankonflik yang nantinya bisa memperbesar rasa percaya pada diri sendiri,
6. Tersedianya informasi tentang berbagai program yang dapatdimanfaatkan oleh para pegawai dalam rangka pertumbuhan masing-masingsecara teknik maupun intelektual,
7. Meningkatnya kepuasan kerja,
8. Semakin besarnya pengakuan atas kemampuan seseorang,
9. Semakin besarnya tekad pekerja untuk lebih mandiri,
10. Mengurangi ketakutan menghadapi tugas baru dimasa depan.
Mengacu pada seluruh uraian bisa simpulkan bahwa manfaat yang dapat dipetik dari pelaksanaan program pelatihan adalah bermanfaat untuk individu dan juga bermanfaat bagi organisasi untuk mencapai tujuan, karena peningkatan kualitas pegawai bermanfaat juga kepada peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar