UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA
PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER MANAJEMEN
UJIAN AKHIR SEMESTER
PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA STRATEJIK
1. Perencanaan SDM mencakup dua aspek yaitu penyusunan rencana memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja dan rencana pendayagunaan SDM. Jelaskan!
Jawab :
Manajemen sumber daya manusia secara sederhana didefinisikan sebagai mengelola sumber daya manusia, merupakan satu gerakan pengakuan terhadap pentingnya unsur manusia sebagai sumber daya yang potensial, yang perlu dikembangkan sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang yang maksimal bagi organisasi dan bagi pengembangan dirinya.
Dalam manajemen sumberdaya manusia, yang dikelola adalah orang-orang atau sumber daya manusia. Prinsip MSDM adalah menempatkan orang yang tepat pada jabatan atau pekerjaan yang tepat, karena :
(a) Tiap jabatan atau pekerjaan mempunyai kondisi dan beban kerja yang berbeda. Dandengan demikian memerlukan persyaratan pelaksana yang berbeda;
(b) Tiap orang mempunyai latarbelakang dan kemampuan yang berbeda untuk melakukan pekerjaan tertentu.Dengan demikian, melalui kegiatan analisis jabatan, setiap jabatan atau pekerjaan perludilengkapi dengan informasi antara lain mengenai:a.Tujuan atau sasaran yang akan dicapai
(c) Tugas dan kegiatan yang akan dilakukan
(d) Peralatan kerja yang diperlukan.
(e) Persyaratan jabatan baik fisik (umur dan kondisi kesehatan), maupun kualitas (pendidikan, latihan, pengalaman kerja) serta sikap mental.
Perencanaan SDM dapat bersifat makro dan mikro. Perencanaan SDM makro dan mikro mempunyai prinsip yang sama yaitu penyusunan perkiraan kebutuhan dan perkiraan penyediaan tenaga untuk jangka waktu perencanaan. Perkiraan ini disusun berdasarkan pengalaman masa lampau, keadaan sekarang serta rencana kerja dan kecenderunn masa depan.
Pendekatan perencanaan SDM meliputi tahapan, sebagai berikut :
1.1. Perkiraan dan perencanaan kebutuhan SDM;
Setiap perusahaan pada dasarnya setiap tahun atau dalam periode tertentu menghadapi perubahan kebutuhan pegawai yaitu kebutuhan merekrut pegawai baru atau menambah pegawai, atau terpaksa mengurangi pegawai. Perubahan kebutuhan tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal dan faktor internal organisasi.
a. Faktor eksternal :
Faktor eksternal misalnya perubahan struktur ekonomi, perubahan kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan kekuatan para pesaing, dan perubahan selera masyarakat.
b. Faktor Internal :
Setiap pemimpin cenderung untuk mencari momentum yang tepat memperluas usaha dan atau membentuk usaha baru, baik dalam rangka memperkuat usaha lama, maupun dalam rangka memperkecil resiko bisnis dan dengan demikian meningkatkan keuntungan. Setiap perluasan usaha dan pendirian usaha baru, selalu membutuhkan tambahan pegawai. Dalam hal-hal tertentu, perusahaan terpaksa mengurangi kegiatan yang dianggap merugikan. Pengurangan kegiatan bisnis tersebut akan berdampak pengurangan pegawai.
c. Memperkirakan Kebutuhan SDM :
Kebutuhan SDM menggantikan pegawai pensiun, meninggal dunia dan karena pindah (PMP) didasarkan pada pengalaman beberapa tahun masa Iampau, pada umumnya berkisar antara 3-5 persen setahun. Dengan demikian untuk mempertahankan jumlah SDM yang sama, perusahaan perlu setiap tahun merekrut pegawai baru sekitar 3-5 persen dari jumlah pegawai.
Dalam rangka perluasan usaha atau pembukaan usaha baru, dapat digunakan beberapa pendekatan memperkirakan kebutuhan SDM, antara Iain :
- Pertumbuhan Tetap
- Proporsi tetap :
Misalkan satu Unit yang mempekerjakan 10 orang merencanakan perluasan usaha 40 persen. Berarti Unit tersebut perlu menambah pegawai :
40% X 10 orang = 4 orang
- Studi Beban Kerja
Studi beban kerja atau work study dilakukan dengan menghitung beban kerja yang ada, dan menetapkan beban kerja atau standar beban kerja yang patut dilaksanakan oleh satu orang pekerja. Jumlah SDM yang dibutuhkan adalah jumlah beban kerja dibagi standar beban kerja per orang.
- Analisis jabatan
Melalui analisis jabatan dapat disusun kebutuhan SDM di perusahaan menurut unit-unit organisasi dan kelompok jabatan. Rencana perluasan usaha dan atau pembentukan usaha baru diterjemahkan pada pola organisasi, struktur jabatan dan kebutuhan SDM untuk rencana unit organisasi dan kelompok jabatan dimaksud.
1.2. Perkiraan dan perencanaan penyediaan;
Sumber utama penyediaan tenaga untuk mengisi lowongan di dalam organisasi adalah tenaga-tenaga yang sudah ada dan telah bekerja di dalam organisasi sendiri. Dengan demikian dalam rangka perencanaan SDM, perusahaan perlu menghimpun informasi yang lengkap mengenai :
- Data kepegawaian
- Data jabatan
- Data penggajian
- Pendayagunaan tenaga
1.3. Analisis kekurangan dan atau kelebihan untuk setiap kategori;
1.4. Rencana pemenuhan dari internal dengan dukungan rencana diklat;
1.5. Rencana pemenuhan dari eksternal; dan
Rencana pengadaan tenaga dari luar perusahaan mencakup antara lain :
- Rencana pengadaan atau rekrutmen setiap tahun untuk masing-masing kualifikasi, jenis dan tingkat pendidikan, serta tingkat keahlian.
- Rencana pelaksanaan rekrutmen melalui ujian, psikotes, dan wawancara;
- Rencana orientasi, latihan, magang;
- Rencana penempatan.
1.6. Umpan balik dan penyesuaian rencana
Bila rencana pengisian dari dalam dan dari luar ternyata sulit mencapai atau memenuhi kebutuhan, maka rencana usaha perlu ditinjau dan disesuaikan. Penyesuaian rencana dapat berupa penangguhan atau penundaan ekspansi usaha, penggunaan teknologi atau pemekaran usaha.
Demikian juga sebaliknya bila dipilih rencana pelangsingan unit organisasi sehingga beberapa unit organisasi mengurangi pekerja, sementara unit lain tidak mampu menampung mereka, maka rencana pelangsingan organisasi perlu ditinjau ulang.
2. Syarat jabatan mencakup syarat fisik, kualitas, sikap mental dan syarat administratif. Uraikan!
Jawab :
Syarat Jabatan adalah syarat yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh seseorang untuk menduduki suatu jabatan. Syarat jabatan merupakan tuntutan kemampuan kerja yang ditunjukkan dengan keahlian atau ketrampilan kerja yang diidentifikasi dari pengetahuan kerja, pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja serta kemampuan dari aspek psikologi dan kekuatan fisik.
a. Syarat fisik :
Yang dimaksud dengan syarat fisik adalah upaya jasmani (physical effort) yang menonjol dan diperlukan untuk melakukan tugas-tugas jabatan. Upaya fisik ini ada bermacam – macam. Macam upaya fisik yang diperlukan untuk melakukan tugas jabatan tertentu, tercantum dalam buku panduan syarat jabatan. Untuk menghemat tempat dan penulisan , syarat fisik hanya dicantumkan dalam bentuk kode angka, misalnya 5 – Menginjak ; 16 – Menarik.
Dalam hal khusus untuk jabatan tertentu, beberapa perusahaan masih memberlakukan persyaratan fisik berupa umur, tinggi dan berat badan, serta upaya fisik berupa kesehatan, penampilan suara, dan lain-lain. Faktor umur dapat mempengaruhi keselamatan kerja dan kinerja. misalnya untuk mengisi jabatan-jabatan yang menuntut kemampuan dan sikap kedewasaan, diperlukan pekerja yang cukup dewasa menurut usia fisik dan kejiwaan, misalnya supir angkutan umum, tenaga supervisi. Di lain pihak, jabatan yang menuntut presisi atau beban berat, sebaiknya bukan pekerja yang berusia relatif tua, seperti tukang las.
Dapat dipahami bila jabatan pramugari mempersyaratkan tinggi minimum dan berat badan. Untuk jabatan di bidang pemasaran dan resepsionis mungkin mempersyaratkan penampilan. Jabatan pembawa acara mungkin akan mempertimbangkan warna dan volume suara. Khususnya mengenai jenis kelamin, tidak boleh digunakan sebagai suatupersyaratan jabatan, walaupun hampir senua supir angkutan umum misalnya terdiri dari laki-laki dan sebagian besar resepsionis adalah perempuan. Kecacatan tetap pada dasarnyatidak boleh digunakan sebagai persyaratan jabatan, kecuali untuk jabatan-jabatan tertentu. Dengan kata lain, penyandang cacat pada dasarnya harus diberi kesempatan seluas-luasnyauntuk mengisi jabatan, baik di lingkungan pemerintahan maupun di perusahaan
b. Syarat kualitas :
Syarat kualitas mencakup pengetahuan, keahlian dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu jabatan. Pengetahuan, keahlian dan ketrampilan kerja pada umumnyadiperoleh melalui pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja. Pendidikan dan pelatihan merupakan investasi sumberdaya manusia (human invesment) yang dapat meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja, sehingga meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja, sehingga meningkatkan kinerja orang yang bersangkutan. Pendidikan biasanya dilakukan dengan kurikulum yang berlaku, diajarkan dalam waktu yang relatif lama, untuk membekali seseorang dengan dasar dasar pengetahuan umum. Pelatihan biasanya dilakukan dengan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan jabatan atau dunia kerja, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali seseorang dengan ketrampilan kerja. Melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang dalam waktu yang lama pada umumnya membuat seseorang menjadi tambah fasih dan tambah cepat melakukan pekerjaan dengan kualitas hasil yang lebih baik. Demikian juga pengalaman melakukan pekerjaan di jabatan lain yang memiliki beberapa kesamaan atau keterkaitan, dapat meningkatkan kinerja seseorang.
Dengan kata lain, pengalaman kerja dalam satu jabatan dan jabatan lain yang terkait mempengaruhi kinerja seseorang. Semakin lama pengalaman kerja, semakin tinggi kinerja seseorang. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja dapat saling menambah dan dapat saling melengkapi. Tambahan pelatihan akan menambah kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki melalui pendidikan dan pelatihan sebelumnya. Tambahan pengalaman kerja akan menambah kemampuan dan ketrampilan kinerja yang telah dimiliki. Di lain pihak, kekurangan pengetahuan dari masa pendidikan, dapat dilengkapi atau disubtitusi program pelatihan. Demikian juga tambahan pengelaman kerja dapat melengkapi atau mengsubtitusi kekurangan yang diperoleh daripendidikan atau pelatihan.
c. Syarat sikap mental :
Syarat sikap mental mencakup kondisi bakat, temperamen dan minat. Sebagai akibat dari pengalaman hidup, pengalaman pendidikan dan pengalaman pergaulan, seseorang dapat mengembangkan bakat, minat serta kebiasaan-kebiasaan tertentu yang lebih sesuai untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam jabatan tertentu.
Syarat bakat mencerminkan kapasitas tertentu yang harus dimiliki oleh seseorang agar dapat diperkembangkan untuk mampu menjalankan tugas – tugas jabatan dengan baik. Macam – macam bakat dan definisinya tercantum dalam buku panduan tentang syarat jabatan. Untuk menghemat tempat dan penulisan, syarat bakat hanya dicantumkan dalam bentuk kode huruf. Misalnya , V – Bakat verbal ; N – Bakat hitung menghitung.
Yang dimaksud dengan syarat temperamen adalah sikap mental yang harus dilmiliki oleh seseorang agar bisa menyesuaikan diri terhadap tipe – tipe khusus yang berhubungan dengan situasi tugas. Macam-macam temperamen yang mungkin diperlukan untuk melaksanakan tugas- tugas dan definisinya. Untuk menghemat tempat dan penulisan , syarat temperamen hanya dicantumkan dalam bentuk kode huruf.
Misalnya : R – Situasi tugas yang mengandung resiko bahaya ; K – situasi tugas yang kontinyu
Misalnya : R – Situasi tugas yang mengandung resiko bahaya ; K – situasi tugas yang kontinyu
Minat sebagai syarat jabatan adalah kecenderungan seseorang untuk tertarik atau senang dengan suatu macam pekerjaan atau tugas- tugas jabatan. Syarat ini penting karena menentukan apakah seseorang cocok untuk menduduki suatu jabatan dilihat dari segi minat. Untuk menghemat tempat dan penulisan, syarat minat hanya dicantumkan dalam bentuk kode angka arab dan huruf kecil a atau b. Misalnya : 1a. – minat untuk kegiatan berhubungan atau berurusan dengan benda – benda atau obyek – obyek ; 2b – Minat untuk kegiatan – kegiatan bersifat teknis.
d. Syarat Administratif :
Syarat administratif mencakup alat bukti pribadi, antara lain menyangkut umur,pendidikan dan pelatihan yang ditempuh, pengalaman kerja, prestasi dan kinerja masalampau, pangkat, tingkat gaji yang pernah diterima di tempat lain, status perkawinan,anggota keluarga dan lain-lain
3. Uraikan penggunaan hasil analisis jabatan untuk perencanaan karier ppeawai serta untuk menyusun kebutuhan dan penyelenggaraan pelatihan !
Jawab :
Tujuan manajemen sumber daya manusia adalah mengisi lowongan dengan menempatkan orang yang tepat untuk pekerjaan atau jabatan yang sesuai. Hasil optimal dapat dicapai bila kualifikasi seseorang yang ditempatkan sesuai dengan persyaratan jabatan yang diisinya. Setiap orang mempunyai kemampuan yang berbeda supaya memenuhi persyaratan jabatan tertentu. Sebab itu untuk pengisian jabatan dengan tenaga yang tepat, setiap organisasi perlu dapat melaksanakan perencanaan karier, yaitu mempersiapkan karyawannya melalui program-program pembinaan berupa penugasan memperkaya pengalaman dan atau pemberian tanggung jawab melalui program dan latihan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perencanaan dan pembinaan karier dari segi perusahaan berfungsi sebagai cara pengisian lowongan dan penempatan tenaga secara optimal, dan dari segi karyawan berfungsi sebagai jalur pengembangan karier.
Analisis jabatan adalah : menganalisa, menjelaskan dan menguraikan semua aspek yang berkaitang dengan jabatan atau pekerjaan, mulai dari judul jabatan, ikhitas jabatan, barang dan jasa yang dihasilkan, uraian tugas/jabatan, bahan dan peralatan yang digunakan, kondisi jabatan (hubungan jabatan, lingkungan kerja, proses produksi, resiko/bahaya kerja), tanggung jawab dan wewenang jabatan, syarat jabatan yang harus dipenuhi untuk setiap jabatan tertentu. Analisis jabatan dapat dilakukan untuk berbagai tujuan, diantaranya perencanaan tenaga kerja, pembinaan dan perencanaan karir, penggolongan & penjenjangan jabatan, penataan jabatan, petunjuk kerja, menyusun tolok ukur kinerja (standar penilaian prestasi), pemindahan & promosi, penggajian, identifikasi kebutuhan dan perencanaan pelatihan, keselamatan kerja dan bimbingan jabatan. Agar karir dapat berkembang diperlukan adanya perencanaan karir, yaitu proses hingga seseorang dapat memilih tujuan karir serta jalan untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena itu perencanaan karir harus dibuat secara sadar dan sukarela, dan kesuksesan yang diraih harus dijabarkan dengan baik oleh diri karyawan sendiri. Keberhasilan dalam karir dikelola melalui penyusunan perencananaan karir yang cermat.Tujuan dan manfaat perencanaan karir diantaranya :
a. Meluruskan strategi dan syarat karyawan intern, sehingga perusahaan dapatmengantisipasi rencana kerja dan mendapatkan bakat untuk mendukung srategi perusahaan.
b. Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan
c. Membantu penganekaragaman tenaga kerja
d. Mengurangi pergantian, meningkatkan perhatian dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan serta mengurangi tingkat pengunduran diri
e. Menyaring potensi karyawan
f. Mendorong karyawan untuk tumbuh dan berkembang serta terpenuhinya kebutuhan individu sehingga menjadikan karyawan merasa puas
g. Menyiapkan pekerjaan yang lebih penting serta pelaksanaan rencana kegiatan yang telah ditentukan.
Guna mendukung terwujudnya perencanaan karir, harus didukung oleh beberapa faktor diantaranya melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan akan mendorong karyawan untuk mengemukakan konsep yang berkaitan dengan perencanaan karir. Usaha pendidikan dapat dilakukan melalui banyak cara (cetak, elektronik, formal dan informal). Pendidikan dan pelatihan merupakan investasi sumberdaya manusia yang dapat meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja, sehingga meningkatkan kinerja dan mutu kerja orang yang bersangkutan. Perencanaan karir dilakukan untuk suatu pengembangan karir yang lebih baik, hal ini sesuai dengan tujuan analisis jabatan.
Pengembangan karir menyediakan bakat dan kemampuan, perencanaan memproyeksikan kebutuhan perusahaan terhadap bakat dan kemampuan. Secara singkat dapat digambarkan hubungan antara perencanaan karir dan pengembangan karir :
Tanpa umpan balik, sangat sulit bagi karyawan untuk mengetahui prestasi/ kekurangan ataspekerjaan yang telah dilakukannya.
4. Pelatihan berperan menjembatani dunia pendidikan dan dunia kerja, sebagai investasi Sumber Daya Manusia dan untuk mendukung program-program kepegawaian, jelaskan!
Jawab :
Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalampekerjaan mereka saat ini. Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini maupun di masa mendatang.
Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment) untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian meningkatkan kinerja pegawai. Pelatihan biasanya dilakukan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan jabatan, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali seseorang dengan keterampilan kerja.
Pelatihan adalah merupakan upaya untuk mengembangkan sumber daya aparatur, terutama untuk peningkatan profesionalime yang berkaitan dengan, keterampilan administrasi dan keterampilan manajemen (kepemimpinan). Untuk meningkatkan kualitas kemampuan yang menyangkut kemampuan kerja, berpikir dan keterampilan maka pelatihan (disamping pendidikan) merupakan hal penting diperlukan. Pelatihan merupakan kegiatan untuk memperbaiki kemampuan kerja melalui pengetahuan praktis dan penerapannya dalam usaha pencapaian tujuan.
Pelatihan (training ) dimaksudkan untuk menguasai berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu terinci dan rutin. Pelatihan merupakan proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional untuk memperoleh ketrampilan operasional sistematis.
Secara umum pelatihan bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada personil dalam meningkatkan kecakapan dan keterampilan mereka, terutama dalam bidang-bidang yang berhubungan dengan kepemimpinan atau manajerial yang diperlukan dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk membentuk sosok pegawai yang dimaksudkan di atas, diperlukan pelatihan yang mengarah pada : a) Peningkatan semangat dan pengabdian yang berorientasi kepada kepentingan organisasi dan masyarakat, bangsa, negara dan tanah air, serta b). Peningkatan kompetensi teknis, manajerial atau kepemimpinan, peningkatan efisiensi, efektifitas, kualitas pelaksanaan tugas yang dilakukan dengan semangat kerja sama dan tanggungjawab sesuai dengan lingkungan kerja dan organisasi.
Manfaat diadakannya program pelatihan yaitu:
a. Manfaat bagi perusahaan atau instansi.
1. Peningkatan produktivitas kerja organisasi sebagai keseluruhan antara lain karena tidak terjadinya pemborosan, karena kecermatan melaksanakan tugas, tumbuh suburnya kerjasama antara berbagai satuan kerja yangmelaksanakan kegiatan yang berbeda dan bukan spesialistik, meningkatkan tekad menapai sasaran yang telah dittapkankan serta lancarnya koordinasisehingga organisasai bergerak sebagai satu kesatuan yang utuh.
2. Terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan antaralain karena adanya pendelegasian wewenang, interaksi yang didasarkan padasikap dewasa baik secara teknik maupun intelektual, saling menghargai, danadanya kesepatan bagi bawahan untuk berpikir dan bertindak secara inovatif,
3. Terjadinya proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepatkarena elibatkan seluruh pegawai yang bertanggungjawan menyelenggarakankegiatan-kegiatan operasional dan tidak sekedar diperintahkan oleh paramanajer,
4. Meningkatkan kesempatan kerja seluruh tenaga kerja dalam organisasidalam komitmen organisasional yang lebih tinggi,
5. Mendorong sikap keterbukaan manajemen melalui penerapan gayamanajerial partisipatif,
6. Memperlancar jalannya komunikasi yang efektif yang pada gilirannyamemperlancar proses perumusan kebijaksanan organisasi dan operasionalnya.
7. Penyelesaian konflik secara fungsional yang dampaknya adalahtumbuh suburnya rasa persatuan dan suasana kekeluargaan dikalangan anggota organisasi.
b. Manfaat bagi para pegawai :
1. Membantu pegawai membuat keputusan lebih baik,
2. Meningkatkan kemampuan para pekerja menyelesaikan berbagaimasalah yang dihadapi,
3. Terjadinya internalisasi dan operasionalisasi faktor-faktor motivasi,
4. Timbulnya dorongan dalam diri para pekerja untuk terus meningkatkankemampuan kerjanya,
5. Peningkatan kemampuan pegawai untuk mengatasi stres, prustasi dankonflik yang nantinya bisa memperbesar rasa percaya pada diri sendiri,
6. Tersedianya informasi tentang berbagai program yang dapatdimanfaatkan oleh para pegawai dalam rangka pertumbuhan masing-masingsecara teknik maupun intelektual,
7. Meningkatnya kepuasan kerja,
8. Semakin besarnya pengakuan atas kemampuan seseorang,
9. Semakin besarnya tekad pekerja untuk lebih mandiri,
10. Mengurangi ketakutan menghadapi tugas baru dimasa depan.
Mengacu pada seluruh uraian bisa simpulkan bahwa manfaat yang dapat dipetik dari pelaksanaan program pelatihan adalah bermanfaat untuk individu dan juga bermanfaat bagi organisasi untuk mencapai tujuan, karena peningkatan kualitas pegawai bermanfaat juga kepada peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar